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I molti vantaggi della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è stata introdotta dal Legislatore italiano, insieme all’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA, a partire dal Marzo 2015. In soldoni, è l’unico strumento che permetta di archiviare e conservare correttamente i documenti e le fatture digitali in modo sicuro e valido dal punto di vista legale.

Ma quali sono i vantaggi che la rendono preferibile ai metodi di conservazione classici?

In primo luogo i tempi di realizzazione delle singole copie, che grazie al sistema di conservazione sostitutiva sono notevolmente ammortizzati. Le copie infatti possono essere riprodotte direttamente dai supporti informatici originali senza passare per la fase di stampa, velocizzando in tal modo anche il processo di trasmissione ed elaborazione delle fatture o dei documenti stessi.

Ma non basta. Infatti i supporti cartacei sono facilmente deperibili nel tempo e soggetti a danneggiarsi; un problema che con la conservazione elettronica non si pone, visto che le fatture e i documenti saranno sempre perfettamente conformi all’originale visualizzato su schermo.

Conservazione sostituitiva : prospettive future

In più, le procedure di archiviazione vengono semplificate, diventando pratiche, rapide e intuitive; con la conservazione sostitutiva occorre molto meno tempo per risalire a una determinata fattura. I vari lotti sono indicizzati su server protetti che ne garantiscono l’affidabilità e la durata continuata nel tempo.

Ciò permette di ammortizzare notevolmente le strutture preposte all’archiviazione, liberandovi dall’ingombro – sopratutto fisico – che comporta l’archiviazione di grandi quantitativi di documenti redatti su supporti tradizionali e cartacei. La conservazione digitale mira infatti a sostituire le fatture su carta con i loro corrispettivi elettronici, sempre più spesso e a sempre più livelli.

Nello stesso tempo però ne garantisce anche la paternità e l’autenticità, mettendo i documenti al riparo da qualunque tentativo di manipolazione o alterazione.

Ultimo, ma non in ordine di importanza, è l’aspetto economico della conservazione sostitutiva, Grazie ad essa è infatti possibile abbattere notevolmente le spese aggiuntive, come quelle di stampa, le imposte di bolo e il costo per la gestione e la conservazione materiale dei documenti stessi.

Alla luce di quanto detto, appare quindi evidente che la conservazione digitale è uno strumento indispensabile per la corretta gestione e archiviazione di un numero sempre maggiore di documenti.